Passivos trabalhistas: o que são e como evitá-los

Na imagem, vemos uma coleção de moedas e notas de papel sobre vários documentos com texto impresso, ao lado de uma calculadora. Essa configuração sugere o tema da saúde financeira ou auditoria no contexto de passivos trabalhistas, já que a presença de instrumentos financeiros pode simbolizar a avaliação e gestão das obrigações financeiras relacionadas ao emprego. Os documentos parecem ser formulários ou relatórios, o que pode ser relevante para calcular ou revisar despesas ou compensações relacionadas ao trabalho.

Os passivos trabalhistas representam um enorme desafio para as empresas brasileiras. Segundo dados do Tribunal Superior do Trabalho, apenas nos cinco estados de São Paulo, Minas Gerais, Rio de Janeiro, Paraná e Rio Grande do Sul, as ações trabalhistas custaram R$ 94,5 bilhões às corporações em 2022. Um valor astronômico!

Esses passivos não acarretam apenas prejuízos financeiros colossais. Eles também desgastam as relações com os funcionários, prejudicam a reputação da empresa e criam um ambiente organizacional conturbado e improdutivo. É realmente um enorme problema a ser enfrentado.

Aqui você descobrirá as principais causas desses passivos trabalhistas milionários. O que diz a legislação vigente sobre o tema. E o mais importante: daremos estratégias para proteger definitivamente sua empresa contra essa ameaça. Prepare-se para eliminar esse problema de uma vez por todas!

O que é um passivo trabalhista?

Os passivos trabalhistas são dívidas que a empresa acumula. Por não cumprir obrigações com os funcionários. Pode ser não pagar salários corretamente. Ou não pagar horas extras, benefícios e verbas rescisórias. Também descumprir outras leis trabalhistas.

Quanto mais a empresa negligencia esses compromissos, maiores são os passivos. E isso representa um enorme risco financeiro e jurídico.

Quando um passivo é acionado na justiça, a empresa pode ter que pagar. Multas pesadas, indenizações e até processos milionários. Por isso, é fundamental ficar atento às principais armadilhas.

Quais são as situações mais comuns que geram passivos trabalhistas? Algumas armadilhas são bem frequentes. E precisam de medidas preventivas eficazes.

Acompanhe as principais causas desse problema temido:

Principais causas dos passivo trabalhistas

Como mencionamos, vários fatores podem contribuir para o surgimento de passivos trabalhistas. Confira, a seguir, os mais comuns.

Horas extras não pagas ou mal registradas

Não pagar horas extras é a principal causa de passivos trabalhistas. Por isso, a empresa e o RH precisam prestar muita atenção nisso.

Não importa se as horas extras foram pedidas ou não. Se o funcionário ficou mais tempo e bateu o ponto de saída depois, tem que pagar como extra.

Se a empresa não observar detalhes assim, vai ter que arcar com os passivos. Basta o colaborador provar que trabalhava além do combinado sem receber a mais.

Uma opção para controlar melhor são os bancos de horas. Assim, as horas extras viram folgas, sem precisar pagar a mais.

Mas o melhor caminho é investir em sistemas modernos de controle de jornada. Eles registram certinho todas as horas trabalhadas, incluindo extras.

Dessa forma, a empresa paga corretamente os colaboradores. E não corre risco de processos milionários na Justiça.

Devolução da carteira de trabalho

Alguns artigos expostos na CLT – Consolidação das Leis do Trabalho – trazem conteúdos que podem passar despercebidos e acabar comprometendo a empresa.

Entre esses artigos está o de número 29, que estabelece o tempo disponível para empresa fazer anotações na carteira de trabalho e devolver o documento ao trabalhador:

“Artigo 29 – A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.”

Ou seja, a empresa que reter por mais de 48 horas a carteira de trabalho dos seus colaboradores agirá ilegalmente e corre riscos jurídicos.

Pagamento de adicionais

Assim como as horas extras, outros pagamentos adicionais podem ser devidos ao trabalhador mensalmente, como os adicionais previstos em lei, os quais não dependem de o funcionário trabalhar além da jornada acordada.

Entre os principais adicionais estabelecidos pela legislação estão o adicional de insalubridade e o adicional noturno.

É imprescindível que a empresa esteja atenta às condições do ambiente de trabalho de seus colaboradores e aos períodos em que eles atuam, a fim de garantir o correto pagamento desses adicionais quando cabíveis.

Caso contrário, mais uma vez a empresa estará sujeita a ações trabalhistas nas quais o empregado poderá pleitear o pagamento retroativo de tais verbas, além de eventuais indenizações, aumentando significativamente o montante de passivos trabalhistas.

Portanto, cabe às organizações adotar controles rígidos para identificar as situações que demandam pagamento de adicionais, assegurando o cumprimento da legislação vigente e evitando a ocorrência desnecessária de passivos onerosos.

erros no controle de ponto

Como já explicamos anteriormente as horas extras são o principal causador de passivos trabalhistas, e essa falta de organização com relação pode ser gerada pela falta do controle de ponto.

Por isso é importante lembrar que todas as empresas devem contar com um sistema adequado e capaz de registrar fielmente, sendo esse controle fundamental para a apresentação de possíveis provas em um processo.

Além disso, o controle de ponto é obrigatório em empresas que contam com mais de 20 colaboradores.

Acúmulo de Funções

Causa frequente de passivos: sobrecarga de tarefas além do contrato. O colaborador pode buscar na justiça pagamento de adicionais ou diferenças salariais.

Rescisão Contratual

A rescisão deve ser conduzida com extremo cuidado. É crucial calcular corretamente as verbas rescisórias conforme a lei. Falta de pagamento de verbas, férias, 13º, etc. pode gerar passivos significativos.

Como evitar passivos trabalhistas?

Além de conhecer as principais causas, é essencial saber como evitá-los.

Conhecimento sobre leis trabalhistas

Ter profundo conhecimento da legislação trabalhista é o primeiro passo.

A CLT é a principal norma, mas as empresas também precisam ficar atentas às convenções e acordos coletivos de cada categoria profissional, pois eles estabelecem direitos e obrigações específicos. O setor jurídico e de Recursos Humanos devem estar constantemente atualizados sobre as mudanças e interpretações das leis para garantir total conformidade.

Organização

A falta de organização interna é uma das principais fontes de passivos. Algo aparentemente simples como devolver a carteira de trabalho ao funcionário dentro do prazo legal de 48 horas pode gerar processos milionários. Outro exemplo é o rigoroso controle das horas extras realizadas, evitando pagamentos indevidos. Fluxos e responsabilidades bem definidos em todos os processos que envolvem a relação trabalhista são fundamentais.

Compliance

As empresas devem implementar programas de compliance trabalhista, com políticas, treinamentos e procedimentos rígidos para assegurar que todas as leis e normas internas sejam efetivamente cumpridas. A cultura de compliance precisa estar enraizada, com todos os colaboradores, comprometidos em fazer a sua parte.

Bom ambiente de trabalho

Oferecer um excelente ambiente de trabalho, com respeito aos direitos dos empregados, benefícios atraentes e oportunidades de crescimento, contribui muito para reduzir os passivos. Funcionários satisfeitos e valorizados tendem a ser mais engajados e menos propensos a buscar na Justiça a reparação de eventuais danos. A gestão de pessoas é peça-chave nesse aspecto.

Controle de ponto eletrônico

Investir em sistemas modernos e eficientes de controle de ponto é fundamental. Soluções de Workforce Management (WFM) com controle de ponto integrado são excelentes opções.

Esses sistemas utilizam tecnologias como biometria, aplicativos móveis com geolocalização e inteligência artificial para registrar com precisão todas as jornadas, intervalos, entradas e saídas dos colaboradores.

Além disso, regras de jornada e pagamento são automatizadas, reduzindo drasticamente o risco de erros em cálculos de horas extras, adicionais noturnos, insalubridade e outros benefícios. Tudo calculado conforme a legislação vigente.

Como calcular passivo trabalhista?

Você já sabe o que são os passivos trabalhistas, quais são os seus principais tipos e como evitá-los, é hora de saber como calcular os passivos trabalhistas.

Existem 3 maneiras principais de realizar essa ação:

  • Você pode encontrar softwares que prometem facilitar o cálculo dos passivos trabalhistas, de maneira automatizada eles trazem os dados necessários para saber qual é o montante das dívidas;
  • Outra parte dos passivos trabalhistas que pode ser terceirizada é o seu cálculo. Empresas de contabilidade podem ajudar nesse momento, atuando com o setor jurídico na hora de responder aos processos e estabelecer os meios de pagamento;
  • Empresas de pequeno e médio porte podem realizar o cálculo dos passivos trabalhistas de maneira manual, tomado cuidado para não se perder nas contas e deixar escapar algumas dívidas.
Cuide das suas relações com os colaboradores

Os passivos trabalhistas são despesas que não precisam fazer parte da realidade da empresa.

Para isso, é necessário investir no seu combate, garantindo boas condições de trabalho e o seguimento das leis.

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